Profitez de la rentrée pour vous mettre à la planification !

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Bon plan rentrée

C’est la rentrée ! Les enfants reprennent le chemin de l’école, et vous du travail. Comme à chaque rentrée, tout le monde a envie de prendre de bonnes résolutions pour mieux travailler, avec en tête de celles-ci, l’organisation ! Creation Helper fait partie de ceux qui croient au pouvoir de l’organisation pour booster son business… pourvu que ce ne soit pas un motif de procrastination. Voyons ensemble comment s’organiser simplement grâce à la planification, sans tomber dans l’excès. 

Pourquoi devriez-vous mieux vous organiser en planifiant vos tâches ?

“Pour chaque minute passée à planifier, vous économisez 10 minutes d’exécution.” Brian Tracy

Voilà une citation qui devrait vous motiver ! En effet, la planification permet un gain de temps considérable dans l’exécution des tâches. Plus besoin de réfléchir à l’étape suivante, ou de penser à ce que vous devriez faire d’ici la fin de journée, tout est planifié. Vous n’avez alors qu’à exécuter les tâches que vous avez listées. Simple et efficace, cette méthode permet de séparer les phases de réflexion et d’exécution, en optimisant ainsi votre temps. 

Planifier pour se voir avancer

En plus de gagner du temps, le fait de planifier ses actions permet aussi de mieux mesurer sa progression. Que ce soit en barrant les tâches au fur et à mesure de leur exécution, ou en cochant les cases correspondantes, vous pouvez visuellement voir vos progrès. L’organisation devient alors une véritable source de motivation !  

Planifier pour mieux déléguer

La planification comporte un autre avantage, particulièrement intéressant si vous travaillez en équipe. Vos collaborateurs sauront ainsi quelles tâches effectuer, dans quel délai, sans passer par des échanges de mails interminables. Pour peu que vous utilisiez un outil de planification performant tel que Trello ou Asana, c’est votre productivité globale qui connaîtra alors un sacré bond ! 

Maintenant que vous êtes convaincus de l’intérêt de la planification de vos tâches pour être mieux organisé, voici comment faire. 

Les différentes méthodes de planification 

Chaque personne fonctionne selon différentes manières de travailler. Cependant, on peut distinguer deux types de personnes. Celles qui savent déjà comment atteindre un objectif, et savent par où commencer. Et puis, celles qui ne savent pas… 

Commencez par l’objectif

Si vous faites partie du clan des poulets sans tête qui entassent les to do lists, sans jamais en venir à bout, cette méthode est faite pour vous. Prenez une (grande) feuille de papier, et écrivez tout en haut votre objectif à atteindre. Par exemple, ce pourrait être “écrire un livre”. Posez-vous ensuite la question suivante : “Quelles sont les étapes à franchir pour atteindre cet objectif” ? L’idée étant de partir de la fin, pour aller vers le début. Dans notre exemple, cela pourrait donner une liste qui ressemble à celle-ci : 

  • Choisir une illustration de couverture
  • Envoyer mon manuscrit aux maisons d’édition papier
  • Lister les maisons d’édition 
  • Faire le tour des plateformes d’édition
  • Relire et corriger mon manuscrit
  • Écrire mon livre
  • Faire une mindmap de l’histoire
  • Créer des personnages
  • Trouver un sujet de livre
  • etc. 

Vous avez saisi l’idée. D’ailleurs, vous pouvez parfaitement faire cette liste dans un logiciel de carte mentale (aussi appelé mindmapping), ce qui vous mènera tout naturellement à la seconde méthode, idéale pour ceux qui connaissent déjà les étapes qui les séparent de leur objectif. 

Hiérarchisez les tâches à accomplir

Maintenant que vous avez une belle feuille de route, il vous reste à ordonner cette immense to do list. Pour cela, il va falloir procéder avec méthode. Pour chaque étape recensée, découpez-la en plusieurs micro-tâches. Si possible, précisez pour chaque petite tâche une durée estimative du temps que cela peut prendre à réaliser lorsque cela s’y prête. Ensuite, hiérarchisez-les par ordre d’importance et d’urgence en utilisant la matrice d’Eisenhower (un petit tour sur Wikipédia pour voir ce que c’est ?). 

L’ordre naturel des tâches à accomplir se dessinera alors, et vous saurez précisément quoi et quand le faire. De la même manière si vous travaillez en équipe, n’oubliez pas d’intégrer la notion d’interdépendance entre les tâches, que vos collaborateurs ne se retrouvent pas bloqués par une tâche annexe pas encore réalisée. 

Les dangers de l’excès de planification

Bien que la planification soit importante, elle comporte également un danger… Celle de procrastiner en passant beaucoup, beaucoup (trop) de temps à planifier. Ce n’est bien évidemment pas le but de l’opération. L’idée à la base était de vous faire gagner du temps, rappelez-vous. Il est vrai que la planification a un petit côté rassurant : on ne confronte pas encore son projet à la réalité. Et puis, le perfectionnisme peut aussi passer par là, et vous paralyser. 

Vous voudriez alors tout planifier dans les moindres détails, et être certain que tout se passera comme prévu. Sauf que bien entendu, même en ayant très bien organisé et planifié son emploi du temps, rien ne se passe jamais comme prévu ! Le principal étant d’avoir une carte à suivre, avec une boussole qui indique toujours le Nord. Si vous devez faire un détour, ce n’est pas un problème, grâce à cette boussole notamment.

Comment réussir à dépasser ses peurs ? 

Commencez tout simplement par planifier vos stratégies à relativement court terme. Deux mois pour un début, c’est parfait. Au bout de ces deux mois, prenez le temps d’analyser vos succès et vos échecs. Et plutôt que de vous appesantir sur vos échecs, prenez le temps de trouver des axes d’amélioration pour progresser. 

Après… Vous recommencez ! Pour un nouveau cycle de deux mois (ou un peu plus si vous êtes vraiment à l’aise) en intégrant les améliorations auxquelles vous avez réfléchi. Avec cette méthode, vous êtes ainsi certain de placer vos efforts au bon endroit, et cela vous permet régulièrement de faire un point sur votre activité pour y implémenter de nouvelles stratégies ou de nouveaux process. 

Creation Helper peut bien entendu vous aider à mettre en place toute cette organisation, ou bien travailler sur vos stratégies pour les rendre encore plus efficace. Pour travailler ensemble, c’est par ici que ça se passe (bouton). 

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Attirer, engager, convertir. C’est notre mantra. L’objectif de Création Helper est de vous aider à faire décoller vos ventes.

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